Automatizare end-to-end a vânzărilor & onboardingului
De la cereri manuale prin email și instrumente fragmentate la creare instantanee și automată de conturi, într-un model operațional unificat de livrare.
Client: Transitionstudio
Timp de onboarding al clientului
Pași manuali în livrare
Produse de sondaj automatizate
Checklist de implementare
Situația
Transitionstudio vinde acces la platforma lor de sondaje — coachilor și, tot mai mult, clienților finali. Înainte de acest proiect, întregul proces de livrare era manual.
Fiecare cerere de achiziție sosea prin email. Un membru al echipei de suport crea manual un cont, configura accesul la sondaje, scria un email personal și trimitea datele de autentificare. Asta aducea întârzieri, erori și o povară de suport tot mai mare.
Ce am livrat
Un pipeline complet automatizat de la comandă la acces, între WooCommerce și platforma de sondaje, consolidând operațiunile fragmentate de sondaje într-un singur sistem.
Catalog de produse virtuale
8 produse de sondaj achiziționabile în WooCommerce, fiecare mapat la sondajul corect din platformă și la nivelul de acces potrivit — disponibile coachilor și clienților finali.
Provizionare automată
La achiziție, motorul de automatizare creează sau mapează instantaneu contul cumpărătorului, atribuie accesul la sondaje și trimite comunicări de onboarding personalizate cu brandul — totul fără implicare umană.
Logică de mapare a coachilor
Gestionează inteligent ambele scenarii: creează un cont nou de coach când e nevoie sau mapează achizițiile la coachi existenți și la relațiile lor cu clienții.
Gestionarea erorilor & escaladare
Orice eșec de livrare declanșează alerte imediate către echipa de operațiuni, prevenind eșecurile silențioase și asigurând că niciun client nu rămâne fără acces.
Rapoarte săptămânale de automatizare
Sumare săptămânale automate despre volumul comenzilor, rezultatele provizionării, rata de erori și starea sistemului — vizibilitate completă, fără monitorizare manuală.
Monitorizare în timp real
Alerte live despre starea platformei și a automatizărilor printr-un canal de monitorizare integrat, pentru răspuns rapid la orice problemă.
Tehnologia în detaliu
Stratul de automatizare este construit pe n8n, cu integrări API personalizate și gestionare inteligentă a erorilor.
Motor de automatizare n8n
Workflow complex care gestionează întregul pipeline de la comandă la acces, cu declanșatoare webhook, orchestrare API și rutare condiționată pentru diferite tipuri de produse.
Integrare WooCommerce
Integrare profundă cu WooCommerce REST API pentru detectarea comenzilor, maparea produselor și sincronizarea stărilor între cele două platforme.
Sistem de email multilingv
Șabloane de email bazate pe fișiere, în 6 limbi (EN, NL, RU, ES, CN, LV) — invitații personalizate cu brandul, onboarding și resetare de parolă, cu procesare asincronă în coadă.
Deduplicarea comenzilor
Un tabel de urmărire în SQL (processed_orders) asigură că fiecare comandă este procesată exact o dată, prevenind conturile sau accesele duplicate.
Înainte vs. după
| ÎNAINTE | DUPĂ |
|---|---|
| Cerere manuală prin email pentru fiecare client | Creare instantanee și automată a contului la achiziție |
| Dependent de disponibilitatea echipei de suport | Zero dependență de disponibilitatea oamenilor |
| Ore sau zile până la obținerea accesului la platformă | Acces complet livrat în sub 1 minut |
| Fără vizibilitate asupra stării livrării | Monitorizare în timp real + rapoarte săptămânale |
| Erori descoperite doar când se plângeau clienții | Alertă imediată la orice eșec de provizionare |
| Operațiuni de sondaje împărțite în 6 sisteme deconectate | Model operațional unificat într-un singur sistem, cu un plan pentru unificarea completă a platformei |
Sistem de distribuire individuală a sondajelor
Un flux complet coach–coachee construit peste stratul de automatizare — magic links, sistem de credite și gestionarea completă a ciclului de viață al invitațiilor.
Magic Links
Linkuri unice bazate pe token, cu expirare configurabilă (1-8.760 de ore), adrese de email precompletate și acces la sondaj dintr-un clic, fără creare de cont.
Sistem de credite
Alocare de credite per coach, cu scădere atomică, rambursare automată la ștergere și urmărirea soldului în timp real.
Ciclul de viață al invitației
Gestionare completă a ciclului de viață: În așteptare → Accesată → Inactivă → Expirată, cu reactivare, retrimitere și vizualizarea rezultatelor.
Gata să-ți transformi businessul?
Cartografiem constrângerile actuale, proiectăm o infrastructură securizată și arhitectura de livrare, apoi executăm pe baza unor rezultate de business măsurabile și a unui plan realist.
Vrei asta pe unul dintre procesele tale? Începe cu un audit gratuit: treizeci de minute ca să-l programezi, fără pregătire.